Oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów Comarch ERP Optima: mały test

• Sklep internetowy

Oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów Comarch ERP Optima: mały test

Oprogramowanie do elektronicznego obiegu dokumentów Comarch ERP Optima: mały test. Spis treści

• Dokumentacja handlowo-magazynowa w sklepie internetowym
• Testowanie Comarch Optima
• Czym jest Comarch Optima?
• Funkcjonalność Comarch ERP Optima
• Comarch Optima — Najważniejsze dla przedsiębiorcy
• Faktura sprzedaży
• Mały test Comarch Optima: podsumowanie

Dokumentacja handlowo-magazynowa w sklepie internetowym

Z doświadczenia prowadzenia sklepów internetowych oraz wdrożenia oprogramowania w sklepach dla klientów, z pewnością stwierdzam: bezpłatnego oprogramowania dla sklepów internetowych nie istnieje. Open Cart, Presta Shop, Magento itd - wcale nie jest to bezpłatne oprogramowanie. Inaczej mówiąc, nie znam w Polsce żadnego prosperującego, działającego zgodnie z prawem sklepu internetowego, opartego o bezpłatne rozwiązanie, do którego właściciel nie dołożył ładnych paręnaście tysięcy złotych.

Kiedyś uwielbiałem Prestę, WooCommerce oraz Magento, stworzyłem wiele (parędziesiąt) sklepów klientom, prowadziłem własne skłepy, oparte o wyżej wymienione rozwiązania. Na którymś etapie rozwoju biznesu warto użyć tych platform, ale proszę pamiętać że nie są to bezpłatne platformy sklepowe i nie są one pozbawione wad. Teraz wolę wyłącznie dedykowane platformy teleinformatyczne (w tym E-Commercowe). Żadnych OpenSourcowych gotowców już nie używam, bo nie spełniają one moich wysokich standardów. Poza oprogramowaniem sklepu, mamy spełnić szereg wymogów prawnych. Nowelizacje ustaw są klepane z prędkością światła, także jeśli chcemy sami w 100% tworzyć oprogramowanie firmowe - trzeba zatrudnić prawników, księgowych, radców podatkowych, programistów, testerów, menedżerów projektów... Czyli z firmy prowadzącej sklep przekształcimy się w firmę produkującą oprogramowanie, a to już zupełnie inny biznes. Żadne oprogramowanie sklepowe nie potrafi prowadzić dokumentacji handlowej zgodnie z przepisami polskiego prawa. Nie wygeneruje Ci ani faktury/paragonu zgodnych z prawem, ani dokumentów PZ/WZ/ZU/SU. A co jeśli częściowy zwrot towaru w następnym roku (sprzedałe[-a]ś coś w dniu 28 grudnia)? A jeśli reklamacja lub nieodebrana paczka? Jak tam się czuje faktura korygująca w WooCommerce czy PrestaShop? A co z raportem magazynowym na koniec roku? A sprawozdanie finansowe? A co jak masz parędziesiąt dostawców towaru, każdy ma inne ceny a część asortymentu jest ta sama?

Warto zauważyć że są rozwiązania typowo polskie, gdzie sklep jest zintegrowany z oprogramowaniem księgowo-magazynowym, lecz nie wspominam o jakości i użyteczności takich rozwiązań (co-najmniej, tych które testowałem do dnia publikacji niniejszego artykułu), szczególnie od strony sklepowej. Oczywiście, sprzedawca takiego rozwiązania lub handlowiec z agencji marketingowej, która chętnie sprzeda wyłącznie dla Ciebie za 5000 zł netto idealnie dopasowane do Twoich potrzeb unikatowe rozwiązanie, w postaci WordPressa z Woocommerce na bezpłatnym szablonie (lub naprawdę dedykowanym, pisanym przez studenta Wyższej Szkoły Gastronomicznej po godzinach) i z hostingiem za 9.99 zł w promocji na pierwszy rok, będzie opowiadał jakie cudowne rozwiązanie on sprzedaje. Jednak, najczęściej, tacy ludzie nigdy w życiu nie prowadziły własnego sklepu i, prawdopodobnie, nie mają zielonego pojęcia czym jest prawdziwy sklep internetowy z prawdziwymi klientami i z prawdziwymi, skutecznie doręczonymi po drugim nieodebranym awizo, upomnieniami od naczelnika urzędu skarbowego.

Otóż postanowiłem przetestować oprogramowanie dla obiegu dokumentów handlowych.

Bohaterem tego artykułu Comarch ERP Optima. To nie jest artykuł sponsorowany, prezentuję jedynie własną opinię. Ten artykuł powstał w momencie gdy szukałem oprogramowania dla własnej firmy. Otóż zapraszam!

Jeśli chodzi o oprogramowanie do obiegu dokumentacji firmowej i bazy danych zgodnie z przepisami polskiego prawa, tu sytuacja wygląda zdecydowanie lepiej niż z silnikami e-Commerce. Większość oprogramowania dla prowadzenia firmy też nie nadaje się (subiektywna ocena), jednak są wyjątki warte uwagi (Comarch Optima na szczęście znajduje się na liście wśród tego wartego uwagi). W kolejnych artykułach postaram się opisać wyniki testowania oprogramowania innych producentów.

Uwaga! Proszę pamietać że nie jestem księgowym, tylko właścicielem firm prowadzących sklepy internetowe oraz wytwarzających oprogramowanie. Nie korzystałem z Comarch Optima przez jakiś dłższy czas, tylko przetestowałem wersję. Na podstawie tego doświadczenia piszę artykuł.

Tak jak powiedziałem, nie da się nawet marzyć o tym aby oprogramowanie sklepowe (nawet Magento V2+) wykonywało funkcję obiegu dokumentacji firmowej zgodnie z ustawą (w Polsce). Jeśli sklep nie dysponuje magazynem, tylko kupuje okazyjnie towar od hurtowni (w ten sposób działa 90% sklepów online na całym świecie), właściciel sklepu jest narażony na poważny problem z importem danych z hurtowni do sklepu. Żadne bezpłatne oprogramowanie sklepowe bezpośrednio nie radzi sobie z poprawnym zaimportowaniem danych wprost z każdej hurtowni czy też od producenta. Z poprawnym to może i płatne nie radzi, ale jakieś ograniczone możliwości importu danych jednak są w niektórych płatnych rozwiązaniach. Jeśli korzystasz do prowadzenia sklepu z PrestaShop lub Magento lub Woocommerce (lub innego), aby mieć porządny import danych od hurtowni (lub producenta) do sklepu, musisz korzystać z zewnętrznego oprogramowania. Czyli masz zoo oprogramowaniowy:

• oprogramowanie dla sklepu internetowego;
• oprogramowanie dla obiegu dokumentacji firmowej;
• oprogramowanie dla importu danych z hurtowni do sklepu (ma być kompatybilne z konkretnym sklepem);
• oprogramowanie do planowania zadań dla pracowników;
• ewentualnie jakaś automatyzacja zamówień (może postanowisz "zatrudnić" robota do pakowania paczek, zależy co sprzedajesz).

To dopiero początek. Później, jak Twój sklep internetowy wejdzie na giełdę zacznie się kręcić, zacznie co-raz więcej sprzedawać (a właśnie tego Ci życzę), prawdopodobnie będziesz chciał lub chciała mieć oprogramowanie do marketingu, jakaś wysyłka newsletterów, jakiś CRM, ewentualnie jakiś online chat (czat... czy jak to się piszę w języku Polskim), jakiś CallPage i inne ciekawe (lub nieciekawe ale niezbędne) rzeczy. Zoo może rozrosnąć się tak że nie będziesz dokładnie wiedział/wiedziała ile tego oprogramowania masz w firmie.

Jeśli chodzi o dokumentację i poprawną księgowość, tu sprawdzi się gotowe oprogramowanie, przy czym pilnuj aby Twoje oprogramowanie było kompatybilne z oprogramowaniem biura rachunkowego. Prawdziwy poważny problem tkwi w tej kompatybilności. Innymi słowy: jeśli chcesz korzystać z oprogramowania kompatybilnego z biurem rachunkowym (aby zmniejszyć cenę za usługi biura rachunkowego) na rynku nie ma wyboru oprogramowania, jedyna opcja to zakup oprogramowania od tego samego producenta jak ma biuro rachunkowe (niestety, w moim przypadku to nie jest Comarch Optima). O tym będzie artykuł.

Ja korzystam z Linuxa i cała moja firma korzysta z Linuxa. Jednak okazało się że jeśli chodzi o oprogramowanie firmowe, tym bardziej kompatybilne z oprogramowaniem biura rachunkowego, dla Linuxa na polskim rynku nie ma szansy. A do Windowsa ja nie wrócę nawet jeśli Microsoft mi zapłaci 100 mln $. Więc w naszym przypadku najtańszym (nie wygodnym, ale najtańszym) rozwiązaniem jest zakup dedykowanego komputera z Windowsem i oprogramowania magazynowego z tej samej serii co ma biuro rachunkowe (albo zmiana biura rachunkowego, czasem to jest lepsza opcja, jeśli korzystają z jakiegoś syfu, jak to było w moim wypadku).

Testowanie Comarch Optima

Oprogramowanie do testowania przedstawiła mi firma "Centrum Technologii Informatycznej Zygmunt Wilder". Jak wspominałem, to żadna reklama. Jestem bardzo wdzięczny firmie za okazję do testowania oprogramowania. Muszę w jakiś sposób podziękować, więc pozostawiam tu info i kontakt do tej firmy: Centrum Technologii Informatycznej to firma, która od 2003 roku działa na polskim rynku w branży technologii informatycznych. Zatrudniają zespół profesjonalistów o najwyższych kwalifikacjach (tak mówią, ja nie weryfikowałem). Dzięki zdobytej wiedzy i stale zdobywanemu doświadczeniu, są oni w stanie realizować nawet najbardziej skomplikowane wdrożenia i projekty (też nie weryfikowałem). Specjalizują się we wdrożeniach systemów Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL, oraz tworzeniu własnych autorskich programów, współpracujących z systemami Comarch ERP. Są oni autoryzowanym, doświadczonym i wielokrotnie nagradzanym Partnerem firmy Comarch (CDN partner). Oto kilka linków do kontaktu:

• www.cti.org.pl
• www.partnercomarch.com.pl
• www.partnercomarch.pl
• www.fabrykaoprogramowania.pl

Nie wiem czy coś się zmieni po opłacie faktury przez konsumenta (niestety istnieją takie praktyki w biznesie że po opłacie faktury twarz firmy nagle się zmienia, tu nic nie kupowałem, więc mam nadzieję że wszystko jest ok), ale mogę wstępnie powiedzieć że obsługa klienta w Centrum Technologii Informatycznej jest na bardzo wysokim poziomie. Jeśli w innej firmie (sprzedającej oprogramowanie od innego producenta) zespół techniczny nawet nie jest w stanie wytłumaczyć mi funkcjonalności oprogramowania które sprzedają, to w Centrum Technologii Informatycznej obsługa naprawdę doskonała (z doświadczenia na etapie testowania oprogramowania).

Czym jest Comarch Optima?

Nie będę kopiował tekstu z opisu oprogramowania z dokumentacji ani reklam, napiszę tylko to co widzę, testując oprogramowanie.

Comarch ERP Optima (według mojej definicji) jest to oprogramowanie dla automatyzacji obiegu dokumentów księgowo-handlowych i częściowo biznes procesów w firmie. Niestety brak wersji pod Linux, ale jak wspominałem czasem opłaca się nawet zakup oddzielnego komputera z Windowsem dla księgowej/księgowego.

Comarch Optima oferuje kilka modułów, każdy trochę kosztuję, ale w sumie ceny nie są z kosmosu jak na oferowaną funkcjonalność. Jest tam faktycznie wszystko czego potrzebujesz do prowadzenia firmy. Oprogramowanie, według mnie, nie robi żadnej rewelacji, ale jeśli nie ma innych ograniczeń (jak w moim przypadku z kompatybilnością z biurem rachunkowym) to w porównywaniu do konkurencji, polecam Optimę. Więc, zaczynajmy.

W taki sposób wygląda okno wyboru modułów (do okazji testowania, Panowie z działu technicznego Centrum Technologii Informatycznej udostępnili mi wszystkie moduły które widać na tym obrazku):

Comarch Optima. Okno wyboru modułów.

Słuchajcie, no to naprawdę coś warte uwagi. Aby samemu stworzyć (nawet jeśli zatrudnić do pomocy parę programistów) podobne oprogramowanie, pracy wystarczy na ładnych parę lat. Przy czym, w momencie gdy stworzysz drugi moduł, to pierwszy będzie już beznadziejnie przestarzały i nieaktualny, ponieważ przepisy się zmienią i już masz nieaktualne oprogramowanie. W tej cenie Comarch Optima, według mnie, zdecydowanie warto.

Tak to wygląda o krok dalej:

Comarch Optima. Powitalne okno programu.

Podczas testowania narzekałem na UI i UX programu, nawet spisałem listę błędów projektowych, co jest niedopracowane itd. No ale po testowaniu konkurencyjnego oprogramowania (w momencie napisania tego artykułu przetestowałem oprogramowanie dwóch polskich producentów, postaram się przetestować więcej) zrozumiałem że Optima jest bdb rozwiązaniem (w porównaniu). UI/UX jest w miarę dobry, intuicyjny. Niektórzy producenci potrafią tak spieprzyć własne oprogramowanie że bez konsultacji z supportem (który nie koniecznie jest profesjonalny) nie znajdziesz nawet przycisku "Drukuj". Comarch Optima, na szczęście, wolna od takich dziecięcych błędów UXowych.

Funkcjonalność Comarch ERP Optima

Co oferuje Comarch Optima użytkownikowi?

Funkcjonalność Comarch Optima.

To jest zrzut ekranu z zakładką "Ogólne". Wszystkie najważniejsze (nie wiem czy można to dopasować ręcznie z poziomu użytkownika bądź admina) funkcje. Może nie najważniejsze, tylko najczęściej używane. Mamy następujące zakładki:

• CRM;
• Handel;
• Kasa/Bank;
• Rejestry VAT;
• Księgowość;
• Płace i Kadry;

Rewelacji to nie czyni. Raczej klasyka branżowa. Coś podobnego znajdziesz u każdego producenta oprogramowania tej klasy. To jak skrzynia biegów, hamulec i kierownica — podzespoły o tej samej nazwie znajdziesz w każdym samochodzie, tylko się jeździ inaczej.

Comarch Optima zdecydowanie nie jest Mercedesem ani Audi w swojej branży. Nie wiem czy od polskich producentów są oprogramowanie premium klasy, jeszcze nie przetestowałem wszystkich ofert na rynku, do tej pory nie znalazłem firmowego oprogramowania z górnej półki. Jednak Optima nie jest też Fiatem 126. Coś poziomu Skoda Octavia tuż z salonu. Czyli twarda średnia klasa w dostępnej cenie. Nie muszę tu spędzać dwóch godzin aby znaleźć guzik do wystawienia proformy (niektórzy konkurenci tak mają) itp.

Comarch Optima — Najważniejsze dla przedsiębiorcy

Nie będę Państwa nudził wypisywaniem wszystkich zakładek itd, skupię się jedyne na tym co jest najważniejsze dla przeciętnego przedsiębiorcy.

Zakładka Handel.

Funkcjonalność Comarch Optima.

Tu znajduje się 80% funkcjonalności jeśli chodzi o dokumentację firmy prowadzącej sklep internetowy. Warta uwagi też funkcjonalność oferowana przez Optimę do prowadzenia kadr i płac, ale to, według mnie, zdecydowanie warto zlecić do biura rachunkowego (kosztuje kilkadziesiąt PLN za osobę, a unikniesz ogromnych kar od ZUS i urzędu skarbowego, o ile biuro rachunkowe zna się na sprawie i nie oszukuję, bo to różnie bywa).

Funkcjonalność Comarch Optima.

Producent zadbał nawet o zakładkę Widok (z doświadczenia, to dobry wskaźnik, zadbali również o komfort). Są nawet ustawienia (nie wiem jak działa, ale ustawienia są) dotyczące rozmiaru ikon, animacji itp. Dobrze jest gdy producent oprogramowania dba o użytkownika, a nie tylko o ściąganie opłat. Niestety na polskim rynku oprogramowania częściej zdarza się tę drugie.

Comarch optima. Zakładka Widok.

W sumie interfejs użytkownika jest poukładany w ciekawy sposób. Zamiast tego aby gromadzić w jednym menu 100500 guzików i podpunktów, najpierw mamy listę zakładek z podstawową funkcjonalnością (księgowość, handel itd). Dalej, jak wdusimy, na przykład, Handel, widzimy zakładkę Handel z odpowiednimi przyciskami. Jeśli, na przykład, na zakładce Ogólne klikniemy Kontrahenci, to dostaniemy kolejną zakładkę Kontrahenci. W ten sposób elegancko poukładane jest mnóstwo funkcjonalności, i co najważniejsze, w 3...4 kliknięcia w sposób intuicyjny docieramy do każdej funkcjonalności:

Comarch optima. Zakładka Widok.

Idziemy dalej, kolejne kliknięcie (klikamy wiersz z kontrahentem i mamy formularz kontrahenta):

Comarch Optima. Formularz kontrahenta.

To jest raczej podobne dla każdego programu tej klasy. Ale, tak jak wspominałem, nie każdy samochód w którym jest kierownica i skrzynia biegów jeździ tak samo.

Są, oczywiście, rzeczy niedopracowane. W każdym oprogramowaniu one są. Jeśli ktoś pisze czy mówi że wszystko jest idealnie - raczej jest nieprofesjonalnym testerem.

Comarch Optima. Luki UI-owe.

Akurat tę okienko nie jest zbyt dobrze dopracowane. Ale jeśli to najgorsze co udało się mi znaleźć, no to naprawdę wspaniała robota (stworzenie owego oprogramowania). Musiałem postarać się aby znaleźć parę błędów na cały ten program. Czyli to raczej wyjątek. Jeśli ktoś nie rozumie o co chodzi: te pola są źle wyśrodkowane i zdecydowanie są za duże, można było by bardziej elegancko wyjustować, poukładać ten widok.

Faktura sprzedaży

Muszę pogratulować że akurat w tym oprogramowaniu faktura tworzy się w sposób oczywisty. Dziwne jest to że w niektórych wersjach oprogramowania (innych producentów) musiałem sporo nagimnastykować się, stracić półtory godziny czasu i 10 zł na rozmowy telefoniczne aby znaleźć jak się wystawia proforma. Ale w Optimie wszystko gra. Przecież to jest takie proste...

Comarch Optima. Faktura sprzedaży.

Formularz faktury sprzedaży:

Comarch Optima. Formularz faktury sprzedaży.

Wygodne, intuicyjne listowanie usług i/lub towaru na fakturze, podsumowanie całej faktury:

Comarch optima. Podsumowanie faktury.

Mały test Comarch Optima: podsumowanie

W Comarch Optima wszystko znajduje się na swoim miejscu (czyli tam gdzie jest oczekiwane w sposób logiczny, intuicyjny), funkcjonalności oprogramowania zupełnie wystarczy do prowadzenia dokumentacji firmy prowadzącej sklep internetowy czy też świadczącej usługi. Jest tu magazyn (jedyne czego mi nie udało się skonfigurować, to rozdzielenie towaru na: "nasz magazyn", "magazyn hurtowni 1", "magazyn hurtowni 2", "producent 1", "producent 2"). Czyli jest zgodnie z prawem, ale nie do końca dostosowane do online biznesu (w momencie napisania tego artykułu, nie wiem czy istnieje na polskim rynku oprogramowanie łączące definicje magazynu w rozumieniu ustawy a magazynu w rozumieniu sklepu online). Poza tym, na przykład, dla stacjonarnego sklepu tego zupełnie wystarczy. Natomiast do sklepu internetowego pojawia się konieczność zakupu dodatkowego oprogramowania.

Drodzy czytelnicy bloga informatycznego! Jeśli interesuję Was temat testowania oprogramowania, proszę napiszcie w komentarzu pod tym artykułem o czym chcą Państwo przeczytać w następnych artykułach, postaram się dopasować tematy.